Hello Excym
Cas d'étude: Expert Comptable
A propos d'Excym
Excym est un cabinet d'expert comptable
Excym propose une offre structurée et pluridisciplinaire autour, non seulement, d'un service comptable mais aussi d'un service juridique dédié et d'un service social tout aussi spécialisé.
Le problème: Une gestion des tâches manuelle et chronophage
Contexte
Le cabinet d’expertise comptable gérait ses tâches de manière manuelle et dispersée :
Les missions comptables (déclarations fiscales, bilans, rappels clients, etc.) étaient suivies via des fichiers Excel, des emails ou des notes papier.
Les tâches récurrentes (ex : déclaration de TVA trimestrielle, audit annuel) devaient être recréées manuellement à chaque échéance, avec un risque d’oubli ou de retard.
L’assignation des tâches aux collaborateurs était complexe : pas de visibilité en temps réel sur la charge de travail de chacun.
La solution : Un SaaS sur mesure pour automatiser et visualiser les tâches
Objectifs clés
Automatiser la création des tâches récurrentes (ex : "Déclaration de TVA tous les 3 mois").
Centraliser la gestion dans un seul outil, accessible à toute l’équipe.
Simplifier l’assignation et le suivi des tâches via un tableau Kanban.
Réduire les erreurs grâce à des rappels automatiques et des échéances claires.
Gestion des tâches
Création de tâches personnalisées
Interface pour définir des tâches (nom, description, durée estimée, pièces jointes).
Possibilité de catégoriser les tâches (ex : "Fiscal", "Social", "Audit").
Automatisation des tâches récurrentes
Paramétrage de fréquences (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle, ou personnalisée).
Exemple : Une tâche "Révision des comptes annuels" est automatiquement recréée tous les 12 mois pour chaque client.
Gain de temps : 90 % des tâches récurrentes sont générées en 2 clics.
Assignation simplifiée
Sélection d’un collaborateur via un menu déroulant.
Notification automatique par email ou notification interne lors d’une nouvelle assignation.
Kanban
Colonnes personnalisables
Étapes par défaut : "À faire", "En cours", "En attente client", "Terminé".
Possibilité d’ajouter des colonnes spécifiques (ex : "Urgent", "Révision").
Glisser-déposer intuitif
Déplacement des tâches entre les colonnes via un simple drag & drop.
Mise à jour en temps réel pour toute l’équipe.
Filtres et recherche
Recherche par client, type de tâche, échéance ou collaborateur.
Vue "Mes tâches" pour chaque utilisateur.
Alertes visuelles
Tâches en retard affichées en rouge.
Échéances proches signalées par un icône d’avertissement.
Résultats et bénéfices
Pour le cabinet
Gain de temps : Réduction de 80 % du temps passé à gérer les tâches manuelles.
Réduction des erreurs : Plus aucun oubli de déclaration grâce aux rappels automatiques.
Meilleure collaboration : Visibilité totale sur la charge de travail et les priorités.
Pour les clients du cabinet
Livraisons plus rapides : Les dossiers sont traités dans les délais.
Transparence : Possibilité de partager un lien sécurisé pour suivre l’avancement de leurs missions.
"Nous avons fait appel à Snowlab pour développer un outil de gestion des tâches adapté aux besoins de notre cabinet, et nous en sommes ravis ! L'outil est intuitif, efficace et nous permet de mieux suivre notre travail ainsi que celui de l'équipe. Un vrai gain en organisation et en productivité. Mention spéciale pour la réactivité et le professionnalisme de l'équipe Snowlab, toujours à l'écoute et force de proposition. Je recommande sans hésitation !"
Cyril Borg
CTO
